Privacyreglement van Stichting K &O, afdeling Katwijk, hierna genoemd:
Stichting K & O Katwijk.
Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Vastgesteld in de Bestuursvergadering dd. 24 oktober 2018.
Artikel 1: Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
de voorzitter : de voorzitter van Stichting K & O Katwijk.
het bestuur : het bestuur van Stichting K & O Katwijk.
het bestand : de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling.
persoonsdossier : het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte.
de betrokkene : degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen.
persoonsgegeven : gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
derde : een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene.
Artikel 2: Doelstelling van het bestand
Het bestand beoogt al die gegevens die noodzakelijk zijn om cursisten/deelnemers in te schrijven voor een cursus of cultuur activiteit bij Stichting K & O, afdeling Katwijk te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van Stichting K & O, afdeling Katwijk.
Het bestand dient mede om cursisten/deelnemers te informeren over de cursus- en cultuur activiteiten van Stichting K & O afdeling Katwijk.
Tevens wordt het bestand gebruikt voor de benodigde overzichten voor het jaarverslag en de planning van toekomstige cursussen.
Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten/deelnemers en crediteuren ( waaronder oud-cursisten/deelnemers, docenten, oud-docenten, artiesten, vrijwilligers, oud-vrijwilligers en personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursus- en cultuuraanbod van Stichting K & O Katwijk.
Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van Stichting K & O Katwijk dan wel na een verzoek om informatie over het cursus- en cultuuraanbod van Stichting K & O Katwijk.
3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.
Artikel 5: Verantwoordelijkheid
1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand. E.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.
2. Het dagelijks bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 6: Functioneren van het bestand.
1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van het dagelijks bestuur van Stichting K & O Katwijk en de door deze aangewezen medewerkers gebruikt. E.e.a. met inachtneming van de door Stichting K & O Katwijk vastgestelde voorschriften.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.
Artikel 7: Toegang tot het bestand
1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
o het dagelijks bestuur;
o de bureaumanager;
o door het dagelijks bestuur aangewezen vrijwilligers;
2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in dit artikel bij 1 genoemde personen.
3. Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit: naam, telefoonnummer en/of e-mailadres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit.
Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden
1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
o dit voortvloeit uit het doel van het bestand;
o dit wordt vereist ten gevolge een wettelijk voorschrift;
o dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
o instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens
Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en Stichting K & O Katwijk is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd, zulks ingevolge wettelijke bepalingen.
Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld.
Stichting K & O Katwijk dient financiële gegevens in gevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.
Artikel 10: Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift
1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot Stichting K & O Katwijk wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
2. Stichting K & O Katwijk geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
3. De betrokkene of zijn gemachtigde krijgt inzage in het bestand voor zover het betreft de gegevens die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de het bestuur gericht verzoek.
5. Stichting K & O Katwijk eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gemachtigde door medewerkers van Stichting K & O Katwijk onomstotelijk kan worden vastgesteld.
6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.
Artikel 11: Correctierecht
1. De betrokkene of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen, heeft het recht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.
2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met inachtneming van het bepaalde in artikel 9 en 10.
3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk of per email ingediend bij het dagelijks bestuur van Stichting K & O Katwijk.
Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
4. De beslissing van de voorzitter op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
5. Stichting K & O Katwijk draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
Artikel 12: Beroep
1. Indien Stichting K & O Katwijk weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zich tot de arrondissementsrechtbank te Den Haag wenden, met het schriftelijk verzoek de te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen.
3. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
4. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens( https://autoriteitpersoonsgegevens.nl ) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevensbericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
BIJLAGE I
Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:
· achternaam, voorletters, voornaam
· adres, postcode
· woonplaats
.· e-mail adres (zo mogelijk)
· geslacht
· BSN, indien nodig
. Nationaliteit
. IBAN + tenaamstelling, indien nodig (incasso cursuskosten, betaling docent)
· toestemming (ja/nee) ontvangst (digitale) nieuwsbrief
Telefoon en/of e- mailgegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.
NAW- gegevens worden gebruikt voor toezending publiciteitsmateriaal en bij het ontbreken van een e-mailadres het toezenden van (wijzigingen in) cursusgegevens.
Stichting K & O afdeling Katwijk
Sluisweg 16
2225 XM Katwijk
071-4016400
www.kenokatwijk.nl
Copyright Stichting K & O afdeling Katwijk.